Als je dit artikel leest, is je vakantie waarschijnlijk al voorbij en word je weer overspoeld door e-mails, vragen, spoedklussen tussendoor en talrijke to-do’s.
Hoog tijd dus om aan time management te doen. We zetten hier de belangrijkste regels en tips nog eens op een rij.
1. Maak één takenlijst. Je hebt een to-do lijst, een takenlijst in Outlook, post-its op je monitor en ook nog taken in je agenda gepland? Hoe weet je dan wat nú echt belangrijk is? Houd één takenlijst bij. Met één complete lijst weet je altijd precies wat je nog moet doen.
2. Schat voor elke taak de benodigde tijd in. Subjectief kan je denken dat een taak weinig tijd zal innemen, maar je zou wel eens bedrogen kunnen uitkomen! Analyseer de taak zorgvuldig; mogelijk bots je op hindernissen die de taak veel langer doen duren dan vooraf gepland. Bovendien geldt hier de wet van Parkinson: onbewust, zonder planning, ga je alle tijd gebruiken die je voor een taak hebt, zelfs al kan het objectief sneller. Als je vooraf geen tijdsinschatting maakt, ga je langer aan de taak bezig zijn, zonder dat daar noodzakelijk meer kwaliteit mee gepaard gaat. Bedenk dus van tevoren hoe lang je aan een taak wil werken. Door van te voren met jezelf af te spreken hoeveel tijd je hebt, dwing je je hersenen om naar die eindtijd toe te werken.
3. Bekijk je takenlijst dagelijks. Elimineer wat al gedaan is.
4. Maak onderscheid tussen belangrijk en dringend. De Amerikaanse President Eisenhower heeft ooit gezegd: “Dringende zaken zijn zelden belangrijk, en belangrijke zaken zelden dringend.” Dit heeft aanleiding gegeven tot de Eisenhower matrix, die we in de figuur weergeven.
Belangrijke zaken zijn zaken die in het oog lopen en/of veel mensen treffen. Ben je bijvoorbeeld beheerder van een software, dan is een reparatie aan een systeem waar veel gebruikers mee werken belangrijker dan een reparatie aan een systeem dat slechts tien gebruikers heeft. Ook een klus in opdracht van de directeur is vaak belangrijker dat de afhandeling van een kleine vraag van een collega.
Dringende zaken zijn zaken die vóór een bepaalde tijd af moeten zijn. Dringende zaken zijn dus niet noodzakelijk belangrijk. Denk maar aan onnodige interrupties, zoals verstoringen door telefoontjes en/of mailtjes, onverwacht bezoek en onbelangrijke vergaderingen. Het zijn zaken die vaak onbelangrijk zijn, maar wel je directe aandacht vragen. Je kunt dergelijke taken verminderen door bijvoorbeeld maximaal drie maal per dag je e-mail te checken, eens ‘nee’ te zeggen, of door taken te delegeren.
Stel dus jezelf bij elke taak twee vragen: Is het echt belangrijk? En: is het ook wel écht dringend? Plaats de taak vervolgens in het bijbehorende kwadrant. Maak een planning voor je werkzaamheden. Hierbij geldt: taken met de hoogste prioriteit (belangrijk én dringend) gaan voor andere taken. Daarna komen de taken die belangrijk zijn, maar niet dringend. Vraag jezelf af hoe belangrijk en urgent de taak nou écht is.
De meeste personen klasseren de meeste taken als belangrijk en dringend, ook al omdat de vragende partij het soms zo voorstelt. Onnodig te zeggen dat dit erg veel stress oplevert! Je bent altijd druk in de weer met dingen die direct aandacht vragen en nú geregeld moeten worden; je blust brandje na brandje. Als dit te lang duurt, loop je het risico dat belangrijke zaken uit het tweede kwadrant blijven liggen, en je ze nooit gedaan krijgt, al is het wel zo dat als je de zaken uit het tweede kwadrant maar lang genoeg laat liggen, ze vanzelf in het eerste kwadrant terecht komen. Maar wanneer dat moment aanbreekt, heb je misschien tijd noch energie voor.
5. Neem regelmatig de tijd om je agenda door te kijken (zijn er nog losse eindjes?) en je takenlijst op te schonen. Denk eens na over wat je de komende week wilt gaan doen en hoe je dat dan wilt aanpakken. Beseffen waar je precies mee bezig bent, geeft een hoop rust en overzicht. Anderzijds kunnen niet dringende zaken als gevolg van je overvolle agenda plots dringend worden. Je moet het nu doen, immers volgende week heb je er misschien geen tijd meer voor.
6. Zorg voor je focus (concentratie). Je zou je focus zone kunnen zien als een omgekeerde U curve. In de fase links van de bult ben je ondergestimuleerd. Je verveelt je dan, zelfs als je genoeg werk te doen hebt. Je hebt niet veel fut om ergens aan te beginnen, want dat lusteloze gevoel verslapt je aandacht. Aan de andere kant van het schema, in de fase rechts van de bult, ben je prikkelbaar door teveel stimulatie. Nu heb je ook concentratieproblemen, maar die komen nu juist van een te hóóg adrenalinepeil, waardoor je gestresst raakt. Zorg voor meer prikkels (bijvoorbeeld bijleren (tweede kwadrant) als je verveeld bent, zorg voor minder prikkels (zet je email af) als je te onrustig bent.
7. Zet nu en dan je telefoon en e-mail uit. Uit de Eisenhower matrix kan je opmaken dat mails dikwijls in het derde en laatste kwadrant horen. Als je een rapportage moet schrijven, zorg dan dat je je aandacht niet hoeft te verdelen. Zet je telefoon en e-mail pop-up uit en laat je collega’s weten dat je niet gestoord wilt worden. Wil je meer focus? Begin dan morgen met een ingewikkelde klus en open pas na 9 uur je inbox.
8. Neem regelmatig een micropauze / powerbreak. Net zoals je gemakkelijk een overbelasting van rug, nek,… kan krijgen bij te veel computerwerk zonder afwisseling, kan je ook je brein overbelasten. Bewust denkwerk kan je niet lang volhouden. Het deel van je brein waarmee je dat doet, slorpt energie op. Maak dus gebruik van ‘powerbreaks’, vooral als je niet goed in je focus zone kunt komen. Door even een korte pauze te nemen, kunnen je gedachten zich even uitschakelen en zich als het ware opnieuw opladen. Ga bijvoorbeeld een glaasje water halen, ga even een paar trappen lopen, of ga desnoods een eindje lopen en geniet van de frisse wind buiten. Micropauzes maken je efficiënter, je wint er dus tijd mee.
9. Korte momenten (wachtrijen, openbaar vervoer,…) hebben een hoge focus. Je zal verwonderd staan hoeveel je kan doen in een wachtrij. Bekijk een ingewikkelde taak nader en schrijf je ideeën neer in de notities van je smartphone of tablet. Of maak je to-do lijstje van de dag. Per definitie is je focus hoog bij een korte taak, aangezien je brein nog niet uitgeput is.
10. Zorg voor een gezonde levensstijl. Je brein heeft bijvoorbeeld nood aan een goede nachtrust. Zorg voor voldoende rust voor het slapengaan, neem geen slaapmiddelen, en drink niet te veel alcohol. Beweeg voldoende overdag, je vermoeide spieren zullen je zo door de nacht trekken. Zorg ook voor een gezonde voeding. Suikerrijke middagmalen geven een suiker- en concentratiedip. Eet ’s middags niet te veel, eet vooral groenten. Zorg eventueel voor noten, rauwe groenten of fruit tussen door.
O ja, tot slot nog dit ! In welk kwadrant zou het lezen van dit artikel thuishoren? Antwoord: in het tweede kwadrant. Het is niet dringend, maar mogelijk wel erg belangrijk voor jezelf. Je kan er erg veel tijd mee winnen, en je stress aanzienlijk verminderen. Time management is ook self management. Lees dit artikel desnoods een paar keer opnieuw en evalueer jezelf. Succes !
Geïnteresseerd in een opleiding rond time management ? Contacteer academy@cohezio.be
Referenties
- "Prioriteiten" S.R. Covey, Uitgeverij Business Contact, Amsterdam/Anvers, mars 2011.
- "A review of the time management literature" -Brigitte J.C. Claessens, Wendelien van Eerde, Christel G. Rutte, Robert A. Roe, (2007) , Personnel Review, Vol. 36 Iss: 2, pp. 255 - 276
Mathieu Versée
Preventieadviseur-arbeidsgeneesheer
Wetenschappelijk adviseur
Cohezio